Digitalizar el control horario de los trabajadores es una de las mejores formas de disfrutar de un clima laboral agradable, además de que sirve para aumentar la efectividad de Recursos Humanos al tener herramientas para organizar la jornada laboral.
Cada día hay más empresas que quieren gestionar nuevas herramientas para gestionar el control horario de empleados y generar un ambiente laboral en que se sientan cómodos. Este esfuerzo por crear un lugar de trabajo óptimo ha estado dando resultados positivos y así lo indican las cifras. De acuerdo con el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, el índice de satisfacción de los empleados es más alto (un 72,91%) cuando existe una mejor organización de la jornada laboral.
La transición de los formatos físicos a los digitales está favoreciendo el almacenamiento, procesamiento y transmisión de la información por medio de dispositivos electrónicos, lo que hace que el trabajo de Recursos Humanos sea más eficiente. Pues, se mejora la gestión al tener una mejor manera de registrar las horas que trabaja el personal, organizar las jornadas, identificar retrasos o ausencias.
¿Es necesario digitalizar el control de horarios de los empleados?
Contar con un sistema de gestión de control horario de empleados es fundamental para las organizaciones y trabajadores. Desde el punto de vista empresarial, sirve para aumentar la productividad, evitar ausencias, crear un ambiente laboral óptimo, reducir las horas de trabajo excesivas y mejorar la felicidad de los trabajadores.
En una era en la que Recursos Humanos debe dar su máximo esfuerzo para lograr la retención de personal, contar con herramientas de este tipo es ideal para hacer el control horario hasta de manera remota y con mayor precisión.
Ventajas de digitalizar el control de horarios de los empleados
El seguimiento de cada trabajador es una tarea que Recursos Humanos debe ejercer, por lo que hacerlo de forma manual supone mucho esfuerzo. Sin embargo, al automatizar esta actividad con un software de control de horarios, RRHH tendrá los siguientes beneficios:
Disminución del ausentismo laboral
Al conocer con mayor precisión cuál es el horario de salida y entrada de cada empleado, la organización puede implementar mejores estrategias para mejorar su felicidad. Un software de control horario de trabajadores puede mostrar en tiempo real qué trabajador ha comenzado su jornada y que efectivamente ha comenzado su labor.
Disminuye las tareas administrativas
Todos los datos se registran en la plataforma de control de horarios de los empleados de manera automática. De este modo, queda a un lado esta tarea manual para el departamento de Recursos Humanos y se puede dedicar a otras cosas que resultan clave para la organización.
Un software de control horario de empleados puede notificar a un empleado que ha olvidado verificar su tarjeta de control de ingreso. Además, puede cambiar los errores que ocurran de manera automatizada con un panel de control y evitar desajustes o chequeos equivocados.
Incremento de la productividad
Conocer con precisión la hora a la que entra o sale un trabajador sirve para aumentar su productividad. Ya que, la organización puede establecer objetivos laborales más optimizados y determinar si, en particular, alguien necesita mayor personal o no para completar un proyecto.
Igualmente, los dueños de las organizaciones pueden conocer la cantidad de personas que laboran en cada departamento. En el área de Recursos Humanos se pueden hacer listados de los trabajadores por sección, teniéndola a la mano en el momento en qué se considere ampliar dicha plantilla.
Datos medibles
Digitalizar el control de horario de los empleados sirve para evitar cargar de manera manual la información en una base de datos, eliminando el error humano. Al tener una herramienta que pueda crear informes automáticos cada día, el usuario puede conocer las horas de entrada y salida, tiempo libre, dedicado a formación o laboral. Estos datos se pueden obtener por trabajador, por sector o departamentos en la empresa.
Gracias a estos informes se puede aumentar la precisión de Recursos Humanos a la hora de evaluar el cumplimiento de jornadas y la puntualidad. Además, sirve para evaluar con precisión si la estrategia implementada está generando resultados positivos o hacer cambios para que sea así.
Control de horas extras
Al existir un mejor control de las horas extras y permisos solicitados por el trabajador, este puede recibir un incremento salarial o solicitar días libres a cambio de este tiempo.
Mayor autoestima
Cuando el empleado sabe que existe un control sobre su jornada laboral, automáticamente tiende a ser más eficiente y productivo, lo que resulta beneficioso para la empresa.
Más facilidad para el control de ingresos
Si se disponen de puntos ubicados estratégicamente para verificar la tarjeta de ingreso, el tiempo para hacer esta tarea se reduce. Además, si ocurren cambios en la jornada de manera imprevista, no hay que hacer el ajuste manual nuevamente.
Una gran parte de las empresas indica que aún trabaja con hojas de cálculo o papel para gestionar el control de horario de los trabajadores. Este método manual suele ser ineficiente, ya que hay errores humanos y la información no es recolectada a tiempo para detectar errores. En cambio, si se cuenta con un software automatizado para hacer esta tarea, la eficiencia aumenta, disminuyendo las injusticias para los trabajadores y aumentando su autoestima hasta el punto de incrementar la productividad.
